How To Trello

Trello ist ein großartiges Onlinetool um Prozesse in Teams abbilden zu können. Dafür stellt es sogenannte Boards bereit, die wie ein Kanban funktionieren. Jeder im Team hat die Möglichkeit sich in Echtzeit zu beteiligen, oder zu informieren. Es ist möglich Trello als einfaches Ticket- und Trackingtool zu nutzen. Das ist keine von Trellos Stärken, aber solange der Umfang nicht zu groß wird, ist das problemlos möglich. Trello ist in der Lage überraschend viele Aufgaben zu verwalten.

Kennst du Trello nicht? Dann schau es dir erstmal an: trello.com

Die Gefahr ist groß, wie bei jedem kooperativen Tool, dass die Strukturen sich aufblasen. Jemand fügt etwas hinzu, weil es gerade nützlich erscheint. Wenn einem User wichtige Funktionen von Trello unbekannt sind, neigt er dazu sie durch suboptimale, alternative Lösungen zu ersetzen. Diese Dinge addieren sich auf und sorgen für ein frustriertes Team, welches beginnt, das Tool zu ignorieren.

Diese Probleme kenne ich aus meinem Alltag mit Trello, darum möchte ich Euch einfache Mittel an die Hand geben, um diesem Problem Herr zu werden. Dafür sind ein paar Regeln und Kommunikation notwendig.

Jemand muss das Board moderieren und Regeln umsetzen.

Damit die Best Practices, die ich hier erläutere, funktionieren, braucht jedes Board einen Moderator. Menschen lieben Hierarchien, auch wenn manche das nur heimlich tun. Habt Ihr keine Hierarchie und es ist nicht ersichtlich, wer sich um etwas kümmert, neigen Menschen dazu sich selbst zu kümmer. Wenn jeder sich um alles kümmert, entsteht Chaos.

Es ist wichtig, dass jedes Teammitglied im Board weiß, wer dieser Moderator ist. Er sorgt dafür, dass jeder die Boardregeln kennt, und setzt sie um. Arbeiteten Eure Teams mit vielen Boards, ergeben globale Regeln sinn.

In Euren Boards erstellen Moderatoren die neuen Strukturen, wie zum Beispiel Spalten und Labels. Die Idee ist, dass der Moderator das gesamte Team bei Anpassungen einbindet und es nicht übergeht. Einzelne brauchen dann keine Alleingänge mehr wagen, da sie einen Kanal haben, um Ihre Probleme zu lösen. Damit beugt Ihr vor, dass ein Board wie von selbst in alle Richtungen wächst, während nicht mehr allen klar ist, was all die Strukturen bedeuten. Die vom Team beschlossenen Regeln und Strukturen setzt der Moderator um und vermittelt sie.

Im Board können sich weitere Konflikte ergeben, dann ist es notwendig zu moderieren. Welches Label eine Karte bekommt, ist zum Beispiel subjektiv. Entstehen Euch immer wieder die gleichen Probleme mit Euren Strukturen, hat es Sinn sie zu ändern, egal wie logisch sie wirken. (Das ist wesentlich einfacher als Menschen zu ändern.)

Filter sind wichtig und bringen Übersichtlichkeit

Ein Feature, welches in der Regel übersehen wird, ist die Möglichkeit Karten zu filtern. Erstaunlicherweise sagt fast jeder, dem ich diese Filter zeige: “Ach, das geht, cool!” Ich vermute daher, dass viele schlechte Angewohnheiten in den Boards daherkommen, dass diese Funktion unbeachtet ist. Benutzer kennen die Filter nicht, verlieren darum die Übersicht und schaffen immer mehr Strukturen um Aufgaben zu filtern.

Folgende Filter stehen einem zur Verfügung:

  • ein, oder mehrere Label
  • ein, oder mehrere Member
  • die Fälligkeit einer Karte

Es gibt zwei Filtermodi. Ihr könnt Euch im ersten Modus die Karten anzeigen lassen, auf die alle konfigurierten Filterbedingungen zutreffen. Im zweiten Modus seht Ihr die Karten, die eine der Bedingungen erfüllen. Mit diesen Möglichkeiten seid Ihr in der Lage genau, oder breit zu filtern. Die Voraussetzungen dafür sind, dass Ihr sinnvolle Labels anlegt und dass Ihr sie nutzt.

Wählt effektive Labels

Labels sind zentral, um effektiv filtern zu können. Sie bergen die Gefahr zu spezifisch, oder zu unfokussiert zu sein.

Sind sie zu spezifisch, sammelt Ihr eine lange Liste an. Das behindert Euch beim Filtern und der Überblick geht verloren. Die Bedeutungen werden sich überschneiden und es wird immer unklarer, wann welches Label angebracht ist. Sind sie unfokussiert erreicht Ihr das Gegenteil, Euer Label trifft auf zu viele Karten zu, ohne sie wirkungsvoll zu unterscheiden.

Behaltet Eure Labels im Blick. Habt Ihr Labels, mit denen Ihr nie filtert? Achtet auf Redundanzen oder Synonyme.

Priorisiert Karten möglichst objektiv und situationsabhängig

Wenn zu viele Karten das Label “extrem wichtig” haben, verliert es seine Aussage- und damit Filterkraft. Falls ihr in eine Situation kommt, in der alles in Eurem Projekt wichtig ist, verschiebt Euren Blickpunkt. Werft das Wort “Wichtig” aus Eurem Vokabular, es ist emotional und subjektiv.

trello_labels_prioritaetIch verwende stattdessen folgendes System:

  • Level 0 – keine Priorität zugewiesen
  • Level 1 – Blocker
  • Level 2 – hohe Priorität
  • Level 3 – normale Priorität
  • Level 4 – niedrige Priorität

Dieses System hat ein paar Vorteile und Funktionen:

  1. “Priorität” ist ein wesentlich objektiveres Wort. Es hilft darüber nachzudenken in welcher Reihenfolge Aufgaben gelöst werden.
  2. Höhere Zahlen haben eine niedrigere Priorität, was User davon abhält immer weiter eskalierende Labels anzulegen.
  3. Könnt Ihr eine Karte nicht priorisieren, weil Euch zum Beispiel Informationen fehlen, bekommt sie “Level 0”, mit dem Ziel so schnell wie möglich priorisiert zu werden.
  4. “Level 1” bekommen Aufgaben die den Fortschritt an anderer Stelle stoppen zum Beispiel beim Testing.

Denkt immer daran: Selbst wenn alles gerade extrem wichtig ist, gibt es eine sinnvolle Reihenfolge um Aufgaben zu erledigen.  Haben alle eure Karten“ Level 3”, oder“ Level 4”, nehme Euch Zeit sie neu zu priorisieren.

Verwendet nur so viele Spalten wie notwendig

Spalten tragen maßgeblich dazu bei, die Übersicht zu verlieren. Jede weitere Spalte verschlechtert die Situation stärker, als die Vorherige. Ganz kritisch wird es, wenn das Board breiter als der eigene Bildschirm wird.  Das bedeutet ständige mentale Neuorientierung. Der Benutzer muss viel scrollen und erreicht kognitive Grenzen. Menschen sind nicht in der Lage unbegrenzt viele Kategorien gleichzeitig im Bewusstsein zu halten. Außerdem sinkt die Usability, weil das Verschieben von Karten schwieriger wird.

Mit der heute üblichen Auflösung von 1920×1080 passen sechs bis sieben Spalten auf einen Screen.  Diese Anzahl erweist sich als maximale gut handhabbare Menge. Bei mehr als sieben Spalten beginnt der Kontrollverlust und die Folge werden noch mehr Spalten sein. Die kognitive Überlastung fördert viele, kleine Strukturen, die wieder auf den Bildschirm und in den mentalen Speicher passen. Allerdings könnt Ihr mit solchen Boards kaum mehr effektiv arbeiten.

Mein Ziel sind Boards mit fünf Spalten. Diese passen noch auf Laptops mit kleineren Auflösungen, damit kommt man leider oft nicht aus, selten sind aber mehr als sieben notwendig.

Spalten verstehen und organisieren

Spalten sind eine Station im Workflow. In Boards tauchen immer wieder Spalten mit einem Modifikator auf. Das können Spalten wie “Spaltenname – Wichtig”, oder “Spaltenname – Tim” sein. Teammitglieder, die die Filterfunktion nicht kennen, legen solche Spalten oft an, um auf diesem Weg Karten zu filtern. Solche Aktionen expandieren das Board und die Probleme werden größer, wodurch das Wachstum weiter gefördert wird. Ein Teufelskreis.

Ein Beispiel, wie es in der Realität vorkommen könnte:

trello_bloated_board

In diesem Beispiel sind die Spalten zwei und drei Varianten von Spalte eins. Diese beiden Spalten kann man entfernen, um stattdessen mit Labeln zu filtern. Die Spalten vier und fünf sind redundant, eine erledigte Aufgabe gehört in den Arbeitsschritt “Abnahme”. Nach diesen Schritten sieht unser Board wie folgt aus:

trello_slim_board

Jedes Teammitglied ist nun in der Lage sich das Board zu filtern, dass es zum Beispiel nur seine eigenen Karten sieht, die wichtige Aufgaben sind. Das Board ist klein und fokussiert.

Klärt im Team wie Karten angelegt werden

Karten sind einfach und schnell angelegt. Wie bei fast allem was einfach und schnell geht, schleichen sich hier einfach und schnell Probleme ein. Es ergibt Sinn sich im Team Regeln für Karten zu überlegen.

Folgende Regel verwende ich in meinen Boards:

  • Karten stehen für möglichst genaue, ausführbare Aktionen.
  • Titel benennen diese Aktionen grob.
  • Sind mehr Informationen notwendig, gehören diese in die Beschreibung.
  • Karten müssen so früh wie möglich priorisiert werden.
  • Die passenden Labels müssen vergeben werden.
  • Nur Mitglieder, die den Status einer Karte verändern können, dürfen ihr zugewiesen sein. (Keine “Beobachter”)
  • Gehören Arbeitsschritte zu einer Aufgabe, werden diese als Checkliste angelegt, wenn sich aus ihnen keine separaten Karten ergeben.
  • Das Due Dates ist nach Möglichkeit gesetzt sein, gegebenenfalls ein Fiktives zur Wiedervorlage.
  • Daten, die für diese Aufgabe gebraucht werden, müssen als Attachment oder Link angehangen werden

Trennt umfangreiche Boards auf

Wenn Trelloboards, trotz dieser Best Practices aus allen Nähten platzen, gibt es noch eine weitere Option. Es ist möglich Karten von einem Board in ein anderes zu verschieben, wenn Ihr den Dialog in der Karte nutzt. Es ist dementsprechend kein Hindernis, Boards aufzuteilen und die Karten durch mehrere Boards wandern zu lassen.

Fazit

Was ist nun, wenn Ihr alle dieses Mittel nutzt und nicht zurechtkommt? Dann wird es Zeit euch die Frage zu stellen, ob Ihr ein mächtigeres Tool braucht.

Best Practices im Überblick

  • Jemand muss das Board moderieren und Regeln umsetzen.
  • Filter sind wichtig und bringen Übersichtlichkeit.
  • Wählt effektive Labels.
  • Priorisiert Karten möglichst objektiv und situationsabhängig.
  • Verwendet nur so viele Spalten wie notwendig.
  • Klärt im Team wie Karten angelegt werden.
  • Trennt umfangreiche Boards auf.

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s